Zeilen manuell und mit Aufteilungsregeln aufteilen

In 365 business Banking teilen Sie eine Banktransaktion manuell oder beim Abruf automatisch mit Aufteilungsregeln auf mehrere Zeilen auf.

Manche Umsätze fassen mehrere Beträge zusammen. Beispielsweise bucht das Finanzamt Umsatzsteuer und Lohnsteuer in einer Lastschrift ab, eine Kreditrate enthält Tilgung und Zinsen, oder eine Sammelüberweisung bezahlt mehrere Rechnungen. Damit jeder Teil auf ein eigenes Konto gebucht und einzeln ausgeglichen werden kann, teilen Sie die Zeile im Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt auf.

Zeilen aufteilen

1. Öffnen Sie das Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt und markieren Sie die Zeile.
2. Wählen Sie die Aktion Zeile aufteilen. Der Dialog Zahlungsabstimmungsbuch.-Blattzeile aufteilen wird mit der ursprünglichen Zeile geöffnet.
3. Fügen Sie für jeden Teilbetrag eine Zeile hinzu und geben Sie den Transaktionsbetrag und bei Bedarf einen eigenen Transaktionstext ein. Neue Zeilen beginnen mit dem Betrag 0.
4. Verringern Sie den Betrag der ursprünglichen Zeile entsprechend. Unten sehen Sie Anzahl Zeilen, Transaktionsbetrag gesamt und die Differenz.
5. Wählen Sie OK, sobald die Differenz 0 ist.

Die erste Zeile bleibt die ursprüngliche Zeile des Buch.-Blatts, die weiteren Zeilen werden darunter eingefügt. Anschließend gleichen Sie jede Zeile einzeln aus, automatisch, über eine Kontierungsregel oder manuell.

Zeile zurücksetzen

Die Aktion Zeile zurücksetzen hebt eine Aufteilung auf. Die ursprüngliche Zeile erhält ihren Transaktionstext und Betrag zurück, und die hinzugefügten Zeilen werden gelöscht. Die Aktion ist nur bei aufgeteilten Zeilen verfügbar. Sie können sie auf der ursprünglichen Zeile oder auf einer der Teilzeilen auswählen.

Automatisch mit Aufteilungsregeln

Wiederkehrende Sammelbuchungen müssen Sie nicht jedes Mal manuell aufteilen. Eine Banktransaktion Aufteilungsregel beschreibt, woran der Umsatz erkannt wird und wie er aufzuteilen ist. 365 business Banking wendet sie beim Abruf der Banktransaktionen an. Der Umsatz wird dann bereits aufgeteilt in das Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt übernommen.

Eine Aufteilungsregel besteht aus:

• Filtern auf Bankkonto und IBAN des Geschäftspartners,
• einem Suchmuster für den Verwendungszweck (Enthält, Beginnt mit oder Regulärer Ausdruck). Geprüft wird der vollständige Text, den die Bank geliefert hat, nicht nur die ersten 140 Zeichen im Transaktionstext der Zeile.
• Zeilen, die jeweils einen Teilbetrag aus diesem Text lesen (nach einem Label wie „USt“ oder über einen regulären Ausdruck) oder, wenn er nicht im Text steht, als Prozentsatz oder Festbetrag ansetzen, jeweils mit Sachkontonr. und Buchungstext,
• einer Toleranz (MW): Differenzen bis zu diesem Betrag zwischen Auszugsbetrag und Summe der Teilzeilen werden unverändert akzeptiert,
• dem Feld Verhalten bei Abweichung für eine größere Differenz: Überspringen (nicht aufteilen), Restzeile erstellen oder Proportional verteilen. Wenn eine Zeile der Regel als Ist Rest gekennzeichnet ist, nimmt sie bei Restzeile erstellen die Differenz auf.

Berechnete Beträge werden auf die Währung des Bankkontos gerundet, bei einem Konto ohne Währungscode auf die Mandantenwährung.

Welche Regel angewendet wird, entscheidet zuerst die Priorität. Von den Regeln, die auf die Transaktion zutreffen (Bankkonto, IBAN und Suchmuster zusammen betrachtet), wird die Regel mit der niedrigsten Prioritätsnummer angewendet. Erst bei gleicher Priorität entscheidet, wie spezifisch die Regel ist: Eine Regel für Bankkonto und IBAN hat Vorrang vor einer Regel für nur eines davon, diese wiederum vor einer allgemeinen Regel. Eine Regel mit Priorität 0 dient als Standardregel und wird nur angewendet, wenn keine andere Regel zutrifft.

Einrichtung, Test und Reihenfolge der Regeln sind unter Banktransaktion Aufteilungsregeln einrichten beschrieben. Die Aktion Banktransaktion Aufteilungsregeln im Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt öffnet die Regeln direkt.

Auch ohne eigene Regel teilt 365 business Banking eine Zeile auf: Wenn die Bank eine Rücklastschrift und die Rücklastschriftgebühr als eine Transaktion meldet, wird die Gebühr beim Abruf in eine eigene Zeile „Rücklastschriftgebühr …“ abgetrennt, sofern keine Aufteilungsregel die Zeile bereits aufgeteilt hat.

Was aufgeteilte Zeilen auszeichnet

• Eigener Text je Teil: Jede Teilzeile speichert den Teil des Texts, aus dem sie entstanden ist. Kontierungsregeln prüfen ihren Zuordnungstext gegen diesen Teil, nicht gegen den Text der gesamten Transaktion. So kann eine Regel „Lohnsteuer“ die Lohnsteuerzeile zuordnen und eine andere Regel die Umsatzsteuerzeile.
• Gemeinsame Banktransaktion: Alle Teilzeilen gehören zu derselben Banktransaktion und zeigen in der Infobox Banktransaktion dieselben Angaben der Bank.

Grenzen

• Nur nicht ausgeglichene Zeilen. Wenn die Zeile oder eine ihrer Teilzeilen ausgeglichen ist, lehnt 365 business Banking Zeile aufteilen mit der Meldung „Sie können ausgeglichene Zahlungsabstimmung Buch.-Blattzeilen nicht teilen. …“ und Zeile zurücksetzen mit der Meldung „Sie können die Aufteilung ausgeglichener Zahlungsabstimmung Buch.-Blattzeilen nicht rückgängig machen. …“ ab. Heben Sie den Ausgleich zuerst auf.
• Zurücksetzen nicht mehr möglich. Wenn die gespeicherten ursprünglichen Werte fehlen, meldet 365 business Banking „Die Aufhebung der Aufteilung der Zahlungsabstimmung Buch.-Blattzeilen ist nicht möglich.“ Löschen Sie in diesem Fall die Zeilen und rufen Sie die Banktransaktionen erneut ab.

Siehe auch

• Banktransaktion Aufteilungsregeln einrichten
• Buchungstext mit Platzhaltern
• Kontierungsregeln
• Banktransaktionen abrufen