Rechnungsabgrenzung im Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt
In 365 business Banking können Sie Zahlungen direkt im Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt über einen Abgrenzungscode abgrenzen.
Manche Zahlungen betreffen mehrere künftige Perioden, etwa eine Jahresversicherung, eine Softwarelizenz, ein Wartungsvertrag oder eine Vorauszahlung für Dienstleistungen. Wenn dafür keine Eingangsrechnung vorliegt, verteilen Sie den Aufwand direkt aus der Zeile des Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatts periodengerecht.
Voraussetzungen
- Eine Abgrenzungsvorlage ist eingerichtet.
- Die Zeile hat die Kontoart Sachkonto oder Kreditor, und Kontonr. ist gefüllt.
- Die Zeile ist eine Abbuchung, ihr Betrag ist also negativ.
- Buchungsart ist ausgewählt. MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe sind nur erforderlich, wenn auf der Zeile MwSt. anfällt. Abgegrenzt wird der Nettobetrag, der sich aus der MwSt.-Buchungsmatrix ergibt. Ohne MwSt.-Buchungsgruppen oder bei 0 % wird der volle Betrag abgegrenzt.
- Die Zeile ist nicht mit einem Posten ausgeglichen. Andernfalls ist die Buchungseinrichtung gesperrt, siehe Buchungseinrichtung und Verrechnungskonten.
- Bei Kontoart Sachkonto: In der Buchungsmatrix ist für die Buchungsgruppen ein Verrechnungskonto hinterlegt, bei Buchungsart Einkauf das Verrechnungskonto für Verbindlichkeiten. Mit Abgrenzungscode bucht 365 business Banking eine Sachkontenzeile immer über das Verrechnungskonto, auch bei Direktbuchung. Siehe Verrechnungskonten in der Buchungsmatrix.
Standardfunktionen in Business Central
Die Rechnungsabgrenzung ist eine Standardfunktion. Eine Abgrenzungsvorlage legt fest, über wie viele Perioden und ab welchem Startdatum ein Betrag verteilt wird. Der Rechnungsabgrenzungsplan einer Zeile zeigt die Verteilung und kann angepasst werden. Im Standard ist diese Funktion in Einkaufs- und Verkaufsbelegen und im Fibu Buch.-Blatt verfügbar. Weitere Informationen von Microsoft: Aufwendungen und Erträge abgrenzen.
Was 365 business Banking ergänzt
- Das Feld Abgrenzungscode in der Zeile des Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatts und die Aktion Rechnungsabgrenzungsplan.
- Beim Buchen wird der Aufwand als Rechnung auf den Kreditor bzw. bei einem Sachkonto über ein Verrechnungskonto gebucht, und Business Central grenzt ihn nach dem Plan ab. Die Abgrenzung selbst führt der Standard aus.
Wie der Plan entsteht
Sobald Sie einen Abgrenzungscode eingeben, legt 365 business Banking den Rechnungsabgrenzungsplan der Zeile an:
- Betrag: die MwSt.-Bemessungsgrundlage der Zeile, also der Nettobetrag, als positiver Wert. Ohne MwSt. ist dies der volle Betrag.
- Buchungsdatum: das Transaktionsdatum der Zeile. Ein anderes Datum können Sie nicht vorgeben.
- Startdatum und Verteilung: nach der Methode der Abgrenzungsvorlage, ausgehend vom Transaktionsdatum.
Sie öffnen und bearbeiten den Plan über die Schaltfläche … im Feld Abgrenzungscode oder über die Aktion Rechnungsabgrenzungsplan. Die Aktion ist nur verfügbar, wenn ein Abgrenzungscode eingetragen ist.
Schritt für Schritt
Beispiel: Für ein jährlich abgerechnetes Softwareabonnement werden 1.200,00 € abgebucht. Es gibt keine Eingangsrechnung. Der Aufwand soll über 12 Monate verteilt und über den Kreditor gebucht werden.
- Öffnen Sie das Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt und wählen Sie die Zeile der Abbuchung.
- Wählen Sie im Feld Kontoart Kreditor und im Feld Kontonr. den Anbieter des Abonnements.
- Wählen Sie im Feld Buchungsart Einkauf. Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe werden vom Kreditor übernommen. Passen Sie sie bei Bedarf an.
- Wählen Sie Produktbuchungsgruppe und prüfen Sie MwSt.-Produktbuchungsgruppe.
- Wählen Sie im Feld Abgrenzungscode die Abgrenzungsvorlage für 12 Monate.
- Optional: Öffnen Sie mit Rechnungsabgrenzungsplan den Plan und passen Sie ihn an.
- Prüfen Sie die Buchung mit der Buchungsvorschau und buchen Sie mit Zahlungen buchen und Bankkonto abstimmen.
Hinweise
Nur, wenn ein Aufwand entsteht
Abgegrenzt werden kann nur ein Aufwand, den die Buchungseinrichtung der Zeile erzeugt. Eine Zahlung auf eine vorhandene Rechnung grenzen Sie in der Rechnung ab, nicht im Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt.
Wenn Sie Kontonr. ändern oder die Buchungsart leeren, wird auch der Abgrenzungscode geleert.
Fehlerbehebung
| Meldung | Ursache und Abhilfe |
|---|---|
| „Der Transaktionsbetrag muss negativ sein, wenn ein Abgrenzungscode angegeben wird.“ | Die Zeile ist ein Zahlungseingang. Abgegrenzt werden nur Abbuchungen. |
| Kontoart „muss entweder ein Sachkonto oder ein Kreditor sein, wenn ein Abgrenzungscode angegeben wird“ | Die Zeile hat eine andere Kontoart, etwa Debitor. |
| Fehlermeldung zu leerer Buchungsart oder Kontonr. | Füllen Sie das genannte Feld, bevor Sie den Abgrenzungscode eingeben. |
| Buchungsfehler zum Verrechnungskonto (Kontoart Sachkonto) | In der Buchungsmatrix fehlt das Verrechnungskonto für Verbindlichkeiten bzw. Verrechnungskonto für Forderungen. |
Siehe auch
- Buchungseinrichtung und Verrechnungskonten
- Verrechnungskonten in der Buchungsmatrix
- Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt buchen
- Kontierungsregeln