Aufbewahrungsrichtlinien für Banking-Daten
Diese Seite beschreibt, wie lange 365 business Banking Banktransaktionen, EBICS-Dateien und SEPA-Zahlungsimporte aufbewahrt und wie Sie Aufbewahrungsfristen festlegen.
365 business Banking bewahrt drei Arten von Daten auf, die personenbezogene oder vertrauliche Angaben enthalten. Diese Daten werden nicht automatisch gelöscht. Ohne Aufbewahrungsrichtlinie bleiben sie dauerhaft gespeichert. Wie lange Sie Kontoumsätze, Bankdateien und Zahlungsdateien aufbewahren müssen oder dürfen, legen Sie selbst fest. 365 business Banking bietet die Tabellen dafür in den Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft Dynamics 365 Business Central an.
Standardfunktionen in Business Central
Aufbewahrungsrichtlinien löschen Datensätze einer Tabelle, sobald sie älter als eine festgelegte Frist sind, entweder automatisch über die Aufgabenwarteschlange oder manuell. Angeboten werden nur Tabellen, die eine App dafür freigibt. Weitere Informationen finden Sie unter Aufbewahrungsrichtlinien definieren bei Microsoft Learn.
Was 365 business Banking ergänzt
Drei Tabellen stehen zur Auswahl. 365 business Banking legt für keine dieser Tabellen eine Richtlinie an.
| Tabelle | Inhalt | Frist gerechnet ab | Auswirkung des Löschens |
|---|---|---|---|
| Banktransaktionsdetails | Details jeder gebuchten Banktransaktion, auch Name und IBAN der Gegenseite | Bank Buchungsdatum | Die Infobox Banktransaktion an Bank-, Debitoren-, Kreditoren-, Mitarbeiter- und Sachposten bleibt leer. Nur bei PSD2/XS2A über finAPI holt Business Central die Details neu, solange finAPI die Transaktion kennt, siehe Bankposten. |
| EBICS-Vorgang | Jeder Auftrag an die Bank mit Anfrage, Antwort und der von der Bank gesendeten Datei, also auch Ihre Kontoauszüge | Erstellt am | Der Vorgang wird mit seiner Datei gelöscht. Ein Kontoauszug daraus lässt sich nicht mehr mit Auszug erneut einlesen importieren; Umsätze dieses Zeitraums müssen Sie bei der Bank erneut abrufen. |
| Zahlungsimport Kopf | Importierte SEPA-Zahlungsdateien mit allen Empfängern und Beträgen, bei Gehaltsdateien also jedes Gehalt | Durchgeführt am | Der Import wird mit seinen Zeilen gelöscht. Der SEPA-Zahlungsnachweis enthält keine Empfänger und bleibt als Beleg erhalten. |
EBICS-Vorgänge: nur ohne wartende Leser
Für EBICS-Vorgang enthält 365 business Banking eine Vorgabe: den Filter Wartet auf Leser = Nein, mit einer Frist von einem Jahr. Ein Vorgang, dessen Datei ein Mandant noch nicht eingelesen hat, ist die einzige Kopie dieser Daten, da EBICS jede Datei nur einmal ausliefert. Der Filter verhindert, dass eine Richtlinie solche Vorgänge löscht. Siehe Kontoauszüge über EBICS.
SEPA-Zahlungsimporte: nur mit Zahlungsnachweis
Für Zahlungsimport Kopf enthält 365 business Banking eine Vorgabe: den Filter Zahlungsnachweis gedruckt am ist nicht leer, mit einer Frist von einem Jahr. Der Filter ist erforderlich, da sich ein Import ohne gedruckten Zahlungsnachweis nicht löschen lässt. Eine Richtlinie ohne diesen Filter würde bei einem solchen Import abbrechen, statt ihn zu überspringen. Siehe Zahlungsnachweis und Aufbewahrung.
Nicht gespeichert: das Ausgleichsprotokoll
Ausgleich prüfen berechnet das Ausgleichsprotokoll bei jedem Aufruf neu und speichert keine Daten. Eine Richtlinie ist daher nicht erforderlich. Siehe Ausgleich prüfen.
Schritt für Schritt
- Wählen Sie das Symbol Suchen, geben Sie Aufbewahrungsrichtlinien ein und öffnen Sie die Seite.
- Wählen Sie Neu und im Feld Tabellen-ID eine der drei Tabellen.
- Wählen Sie die Aufbewahrungsdauer, damit die Richtlinie für alle Datensätze gilt, oder legen Sie in den Zeilen Fristen für gefilterte Datensätze fest. Für EBICS-Vorgang und Zahlungsimport Kopf übernehmen Sie die mitgelieferte Vorgabe.
- Aktivieren Sie die Richtlinie mit Aktiviert. Wenn die Richtlinie regelmäßig ausgeführt werden soll, prüfen Sie den Aufgabenwarteschlangenposten der Aufbewahrungsrichtlinien.
Empfehlungen
Die folgenden Werte sind Anhaltspunkte, keine Rechtsberatung. Stimmen Sie die Fristen mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Datenschutz ab.
| Tabelle | Überlegung | Anhaltspunkt |
|---|---|---|
| Banktransaktionsdetails | Die gebuchten Posten und ihre Beträge bleiben erhalten. Gelöscht werden nur die Details zur Gegenseite. Diese Details werden für Rückfragen zu Zahlungen benötigt. | Frist, die zu Ihren internen Prüfläufen passt, zum Beispiel einige Jahre |
| EBICS-Vorgang | Die Dateien sind Kontoauszüge. Solange sie gespeichert sind, können Sie fehlende Umsätze ohne Mitwirkung der Bank wiederherstellen. Wenn Sie Kontoauszüge an anderer Stelle revisionssicher archivieren, genügt eine kürzere Frist. | die mitgelieferte Vorgabe (ein Jahr, nur ohne wartende Leser), nicht kürzer als der Zeitraum, in dem fehlende Umsätze auffallen |
| Zahlungsimport Kopf | Gehaltsdaten sollten nicht länger als nötig gespeichert werden. Der Zahlungsnachweis bleibt erhalten. | die mitgelieferte Vorgabe: ein Jahr ab Durchführung, nur mit gedrucktem Zahlungsnachweis |
Vor dem Aktivieren prüfen
Eine aktivierte Richtlinie löscht beim nächsten Lauf alles, was älter als die Frist ist. Prüfen Sie vorher mit der Aktion zum Anzeigen der betroffenen Datensätze, welche Daten gelöscht werden.