Zahlungsnachweis und Aufbewahrung
Der Zahlungsnachweis belegt in 365 business Banking, wann und von wem ein SEPA-Zahlungsimport gezahlt wurde, ohne Empfängerdaten. Erst danach kann der Import gelöscht werden.
Eine durchgeführte Lohndatei ist der einzige Beleg dafür, dass die Überweisungen beauftragt wurden. Gleichzeitig enthält sie besonders schützenswerte Daten, da sie jede Person mit Namen und Gehalt aufführt. Der SEPA-Zahlungsnachweis belegt die Zahlung, ohne einen Empfänger zu nennen. Deshalb bleibt er erhalten, wenn der Import gelöscht wird.
Zahlungsnachweis drucken
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Öffnen Sie den durchgeführten Import auf der Karte SEPA-Zahlungsimport. Das Inforegister Allgemein enthält die Felder Durchgeführt am und Durchgeführt von.
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Wählen Sie Funktionen > Zahlungsnachweis drucken. Die Aktion ist verfügbar, sobald der Import durchgeführt wurde.
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Drucken oder speichern Sie den Bericht SEPA-Zahlungsnachweis, etwa als PDF für Ihre Buchhaltungsunterlagen.
Danach enthält das Feld Zahlungsnachweis gedruckt am den Zeitpunkt des Drucks. Eine Vorschau mit Vorschau & schließen wird nicht berücksichtigt. Sie füllt das Feld nicht und gibt den Import damit auch nicht zum Löschen frei. Sie können den Nachweis jederzeit erneut drucken.
Was der Nachweis enthält
| Angabe | Woher |
|---|---|
| Ihr Unternehmen mit Anschrift | Firmendaten |
| Nachrichten-ID und Importierte Datei | Kopf der Datei, Quelldateiname |
| Bankkonto, IBAN, SWIFT-Code | Inforegister Bankkonto des Imports |
| Anzahl Empfänger und Gesamtbetrag | Summe der Zahlungsanweisungen, mit Währungscode; bei mehreren Währungen je Währung ein eigener Betrag, getrennt durch „/“ |
| Ausführungsdatum | wie im Import |
| Durchgeführt am und Durchgeführt von | Zeitpunkt und Person von Zahlung durchführen |
| Gedruckt am | Datum des Drucks |
Außerdem enthält der Nachweis folgenden Hinweis: „Dieser Nachweis nennt bewusst keinen Empfänger. Wer wie viel erhalten hat, steht im Zahlungsimport selbst, solange dieser aufbewahrt wird.“
Eine Summe aus Euro- und Dollarbeträgen ergäbe einen Betrag, der so nicht beauftragt wurde. Deshalb nennt der Nachweis den Gesamtbetrag je Währung. Aus den Zeilen liest er dafür nur Betrag und Währung, nie einen Empfänger. Deshalb können auch Benutzer mit dem Berechtigungssatz Banking SEPA-Import (ohne Empfängerdetails) den Nachweis drucken. Siehe Wer die Empfänger sehen darf.
Löschen
Ein durchgeführter Zahlungsimport kann erst gelöscht werden, wenn sein Nachweis gedruckt wurde. Versuchen Sie es vorher, meldet Business Central: „Drucken Sie den Zahlungsnachweis zu diesem Zahlungsimport, bevor Sie ihn löschen. Er ist das, was als Beleg dafür bleibt, dass die Zahlungen beauftragt wurden.“
Ein Import, der nie durchgeführt wurde, kann gelöscht werden, solange sein Genehmigungsstatus Offen ist, da keine Zahlung zu belegen ist. Einen Import In Genehmigung oder Freigegeben öffnen Sie dafür zuerst erneut. Siehe Nach der Freigabe ändern: Erneut öffnen. Mit dem Import werden seine Zeilen, die Fehlermeldungen und seine Genehmigungsposten gelöscht.
Aufbewahrungsrichtlinie
Wie lange die Importe aufbewahrt werden, legen Sie selbst fest. Business Central legt dafür keine Richtlinie an. Die Tabelle der SEPA-Zahlungsimporte steht jedoch unter Aufbewahrungsrichtlinien zur Auswahl:
- Wählen Sie das Symbol Suchen, geben Sie Aufbewahrungsrichtlinien ein und legen Sie eine neue Richtlinie an.
- Wählen Sie als Tabelle Zahlungsimport Kopf.
- Die Frist beginnt mit Durchgeführt am. Vorgeschlagen werden eine Frist von einem Jahr und ein Filter auf Importe, deren Zahlungsnachweis gedruckt am gefüllt ist. Passen Sie die Frist an Ihre Aufbewahrungspflichten an.
- Aktivieren Sie die Richtlinie.
Den Filter auf den Nachweis behalten
Ein durchgeführter Import ohne Nachweis kann nicht gelöscht werden. Erfasst eine Aufbewahrungsrichtlinie einen solchen Import, bricht sie ab, statt ihn zu überspringen. Behalten Sie den vorgeschlagenen Filter deshalb bei und drucken Sie die Nachweise zeitnah.
Wie Aufbewahrungsrichtlinien allgemein arbeiten, beschreibt Aufbewahrungsrichtlinien definieren bei Microsoft Learn. Welche Banking-Tabellen dafür bereitstehen, ist unter Aufbewahrungsrichtlinien für Banking-Daten beschrieben.
Fehlerbehebung
| Meldung | Ursache und Abhilfe |
|---|---|
| „Der Zahlungsimport … wurde nicht durchgeführt, es gibt also noch nichts zu belegen.“ | Der Bericht wurde für einen Import aufgerufen, der noch nicht durchgeführt ist. Führen Sie zuerst die Zahlung durch |
| „Drucken Sie den Zahlungsnachweis zu diesem Zahlungsimport, bevor Sie ihn löschen. …“ | Drucken Sie den Nachweis und löschen Sie den Import anschließend |