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Zahlungsausgang

Zahlungen genehmigen lassen

Genehmigungsworkflows für Zahlungen in 365 business Banking: betragsabhängige Freigabe und Vier-Augen-Prinzip mit Erforderliche Genehmiger.

Microsoft Dynamics 365 Business Central enthält Workflows, mit denen Buch.-Blätter und Buch.-Blattzeilen vor dem Buchen genehmigt werden. 365 business Banking nutzt sie für den Zahlungsausgang: Ein Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt, das genehmigt werden muss, kann erst nach der Genehmigung durchgeführt werden. Die Zahlung wird also erst an die Bank übermittelt, wenn die berechtigten Personen zugestimmt haben.

Standardfunktionen in Business Central

Im Standard richten Sie Genehmigungsworkflows aus Vorlagen ein, legen Bedingungen und Genehmiger fest und senden Genehmigungsanforderungen aus dem Buch.-Blatt. Siehe Microsoft Learn: Genehmigungsworkflows verwenden.

Was 365 business Banking ergänzt

• Zahlung durchführen prüft, ob für den Buch.-Blattnamen oder die Zeilen noch eine Genehmigung aussteht, und bricht in diesem Fall ab.
• Betragsabhängige Bedingungen: Am Buch.-Blattnamen stehen die Felder Gesamtbetrag (MW), Zeilenbetrag (MW) Filter und Zeilenbetrag überschritten für die Filterdetails eines Workflows zur Verfügung. Siehe Buch.-Blattnamen für Banking.
• Erforderliche Genehmiger: Ein Feld am Workflow, mit dem Sie ein Vier-Augen-Prinzip einrichten (siehe unten).
• Genehmigung drucken: Der Ausdruck des Zlg.-Ausg. Buch.-Blatts enthält auf Wunsch einen Bereich für die Unterschriften. Siehe Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt drucken.

Für den SEPA-Zahlungsimport gibt es einen eigenen Genehmigungsworkflow. Siehe Genehmigung und Empfängerüberprüfung.

Was die Genehmigung sperrt

Ist ein Genehmigungsworkflow für ein Buch.-Blatt oder eine Buch.-Blattzeile eingerichtet, lassen sich die Zeilen weder buchen noch durchführen, bevor sie genehmigt sind. Gesperrt werden die Zeilen, die bei aktivem Workflow angelegt oder geändert werden. Zeilen, die schon vor dem Aktivieren im Buch.-Blatt standen, sind erst gesperrt, wenn Sie sie ändern oder die Genehmigung anfordern.

Einrichtung

Schritt für Schritt

1. Wählen Sie das Symbol Suchen, geben Sie Workflows ein und öffnen Sie die Liste.
2. Wählen Sie die Aktion Neuer Workflow aus Vorlage.
3. Wählen Sie eine Vorlage zur Genehmigung von Fibu Buch.-Blättern, z. B. „Fibu Buch.-Blattname – Genehmigungsworkflow“.
4. Wählen Sie Filterdetails anzeigen für den Workflow-Schritt Genehmigung von Fibu Buch.-Blattname wird angefordert.
5. Legen Sie die Bedingungen fest und wählen Sie die Vorlagenart Zahlungen, um die Freigabe von ausgehenden Zahlungen einzurichten.
6. Aktivieren Sie den Schalter Aktiviert.

Danach müssen alle Buch.-Blätter oder Buch.-Blattzeilen, die unter die Bedingungen fallen, genehmigt werden, bevor sie gebucht oder durchgeführt werden können. Die Genehmiger erhalten Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungen.

Filterdetails

Mit den Filterdetails des Workflow-Schritts Genehmigung von Fibu Buch.-Blattname wird angefordert. legen Sie fest, wann eine Genehmigung nötig ist. Es wird empfohlen, je Vorlagenart (z. B. Zahlungen, Allgemein) einen eigenen Workflow einzurichten. Dadurch bleiben die Workflows übersichtlich.

Zusätzlich können Sie betragsabhängige Genehmigungen einrichten, damit Zahlungen über einem bestimmten Betrag genehmigt werden müssen. Dabei werden zwei Arten unterschieden:

• Gesamtbetrag: der Gesamtbetrag aller Zahlungen eines Buch.-Blatts,
• Zeilenbetrag: der Betrag einer einzelnen Zahlung.

Betragsabhängige Genehmigung nach Gesamtbetrag

Setzen Sie in den Filterdetails einen Filter auf das Feld Gesamtbetrag (MW), um den Schwellenwert festzulegen.

Betragsabhängige Genehmigung nach Zeilenbetrag

Für eine Genehmigung je Zahlung benötigen Sie zwei Filter:

• Zeilenbetrag (MW) Filter: der Schwellenwert, ab dem eine Genehmigung nötig ist. Sie setzen diesen Filter im Bereich Summen filtern nach.
• Zeilenbetrag überschritten: ob der Schwellenwert in einer Buch.-Blattzeile überschritten wird.

Vier-Augen-Prinzip mit Erforderliche Genehmiger

Das Feld Erforderliche Genehmiger auf der Workflow-Karte legt fest, wie viele Personen zustimmen müssen, bevor die Genehmigung als erteilt gilt. Der Vorgabewert ist 1. Mit einem Wert von 2 oder mehr richten Sie ein Vier-Augen-Prinzip ein. Dabei gilt:

• In der ersten Genehmigungsstufe müssen so viele Genehmiger zustimmen, wie Erforderliche Genehmiger angibt. Danach werden die übrigen offenen Anforderungen dieser Stufe entfernt, und die nächste Stufe beginnt. In allen weiteren Stufen genügt eine Zustimmung.
• Das Feld gilt für jeden Workflow, nicht nur für Zahlungen, also auch für die Standardgenehmigung von Buch.-Blättern oder für andere Belege.
• Es ist nur sichtbar und wirksam, wenn 365 business Banking lizenziert ist.
• Wie alle Workflow-Einstellungen kann es nur geändert werden, solange der Workflow nicht aktiviert ist.

Schritt für Schritt

1. Wählen Sie das Symbol Suchen, geben Sie Workflow-Benutzergruppen ein und öffnen Sie die Liste.
2. Legen Sie eine neue Benutzergruppe an, z. B. „Zahlungsgenehmiger“.
3. Fügen Sie der Gruppe die Benutzer hinzu, die genehmigen sollen. Geben Sie allen Benutzern, die gemeinsam in der ersten Stufe genehmigen, die Reihenfolgennummer 1.
4. Öffnen Sie Workflows und wählen Sie Neuer Workflow aus Vorlage.
5. Wählen Sie eine Vorlage zur Genehmigung von Fibu Buch.-Blättern, z. B. „Fibu Buch.-Blattname – Genehmigungsworkflow“.
6. Wählen Sie Filterdetails anzeigen für den Workflow-Schritt Genehmigung von Fibu Buch.-Blattname wird angefordert.
7. Legen Sie die Bedingungen fest und wählen Sie die Vorlagenart Zahlungen.
8. Setzen Sie Erforderliche Genehmiger auf 2 oder mehr.
9. Wählen Sie im Workflowschritt Ein Fibu Buch.-Blattname ist ausgeglichen. in der Spalte Dann Antwort den Eintrag (+) Fügt eine Datensatzeinschränkung hinzu. Die Seite Workflowreaktionen wird geöffnet.
10. Wählen Sie die Reaktion Erstellt eine Genehmigungsanforderung für den Datensatz …. Wählen Sie unter Optionen für die ausgewählte Reaktion als Genehmigertyp Workflow-Benutzergruppe und im Feld Workflow-Benutzergruppencode die zuvor angelegte Benutzergruppe.
11. Bestätigen Sie mit OK.
12. Aktivieren Sie den Schalter Aktiviert.

Siehe auch

• Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt
• Buch.-Blattnamen für Banking
• Genehmigung und Empfängerüberprüfung im SEPA-Zahlungsimport
• Mehrstufige Genehmigung (Neuerung)