Bankkonten von Debitoren, Kreditoren und Mitarbeitern
Status, Kontoinhaber, Freigabe und Zahlungsempfängeradresse: was 365 business Banking an den Bankkonten Ihrer Geschäftspartner prüft, bevor eine Zahlung ausgeführt wird.
Das Ziel einer Zahlung ist im Bankkonto des Empfängers hinterlegt: im Kreditor Bankkonto, im Debitor Bankkonto oder in der IBAN auf der Mitarbeiterkarte. 365 business Banking ergänzt diese Bankkonten um einen Freigabestatus und einen Kontoinhaber. Dadurch kann nicht jedes neu angelegte Bankkonto sofort für Zahlungen verwendet werden, und die Empfängerüberprüfung prüft den richtigen Namen.
Standardfunktionen in Business Central
Im Standard können Debitoren und Kreditoren beliebig viele Bankkonten haben; eines davon ist als bevorzugtes Bankkonto eingetragen. Kreditoren können zusätzlich Zahlungsempfängeradressen haben, an die Rechnungen zu bezahlen sind. Mitarbeiter haben keine Bankkonten, sondern IBAN und SWIFT-Code auf der Mitarbeiterkarte. Siehe Microsoft Learn: Kreditoren einrichten.
Was 365 business Banking ergänzt
| Feld oder Aktion | Wo | Zweck |
|---|---|---|
| Status (Neu / Freigegeben) | Karte und Liste des Debitoren- und Kreditorenbankkontos | Neue Bankkonten müssen freigegeben werden, bevor sie für Zahlungen eingetragen werden. |
| Freigeben, Status zurücksetzen | Karte | Status ändern |
| Kontoinhaber | Karte und Liste | Name, unter dem gezahlt und geprüft wird |
| Empfängerüberprüfung (VoP), Aktion und Status | Karte und Liste | siehe Empfängerüberprüfung (VoP) |
| Empfängerüberprüfung (VoP), Aktion und Feld | Mitarbeiterkarte, nach SWIFT-Code | prüft IBAN und Namen des Mitarbeiters, siehe Mitarbeiter |
| Bankkonto an der Zahlungsempfängeradresse | Zahlungsempfängeradresse, Inforegister Zahlungen | Bankkonto für Rechnungen mit dieser Zahlungsempfängeradresse |
| Abw. Nachricht an Empfänger | Einkaufsrechnung, Geb. Einkaufsrechnung | eigener Verwendungszweck für eine Rechnung |
Die IBAN wird beim Eintragen formatiert.
Status Neu und Freigegeben
Ein neues Debitoren- oder Kreditorenbankkonto hat den Status Neu. Das gilt auch für Bankkonten, die 365 business Banking beim Buchen einer Zahlungsabstimmung automatisch anlegt (Bankkonten erstellen in der Banking Einrichtung). Eine IBAN aus einem Kontoauszug ist noch kein geprüftes Zahlungsziel.
Freigeben setzt den Status auf Freigegeben, Status zurücksetzen wieder auf Neu. Beide Aktionen fragen „Möchten Sie den Status wirklich auf … setzen?“.
Freigeben darf nur, wer den Berechtigungssatz Banking - Bankkonten freigeben (bdev.BNK RELEASE) hat. Er ist auch in 365 Banking - Einrichtung enthalten. Allen anderen Benutzern meldet Business Central: „Sie haben keine Berechtigung, Bankkonten für Zahlungen freizugeben. Bitten Sie Ihren Administrator, Ihnen den Berechtigungssatz "Banking - Bankkonten freigeben" zuzuweisen.“ Siehe Berechtigungen und Lizenzen.
Ändern Sie an einem freigegebenen Bankkonto die IBAN, den SWIFT-Code, die Bankkontonr., die Bankleitzahl, den Kontoinhaber oder den Länder-/Regionscode, wird der Status wieder auf Neu gesetzt, da sich die Freigabe auf die bisherigen Angaben bezog. Geben Sie das Bankkonto nach der Prüfung erneut frei. Andere Felder, etwa die Adresse, ändern den Status nicht.
Wählen Sie ein Bankkonto mit Status Neu als Bankkonto Empfänger in einer Buch.-Blattzeile oder als bevorzugtes Bankkonto des Debitors oder Kreditors, fragt Business Central:
… für … ist derzeit nicht für Zahlungen freigegeben. Möchten Sie … freigeben?
Mit Ja wird das Bankkonto freigegeben und übernommen, mit Nein abgelehnt („… ist derzeit nicht für Zahlungen freigegeben.“).
Der Erw. Zahlungsvorschlag fragt nicht je Zeile nach. Ist das Bankkonto des Empfängers nicht freigegeben, legt er die Zeile ohne Bankkonto Empfänger an und nennt die Anzahl solcher Zeilen in der Abschlussmeldung: „… Zeile(n) wurde(n) ohne Empfängerbankkonto erstellt, da das Bankkonto des Empfängers nicht für Zahlungen freigegeben ist. …“ Geben Sie das Bankkonto frei und wählen Sie es in der Zeile aus. Es wird empfohlen, neue Bankkonten bereits vor dem Zahlungslauf freizugeben.
Bei der Installation von 365 business Banking werden alle vorhandenen Bankkonten auf Freigegeben gesetzt, damit bestehende Zahlungswege weiter genutzt werden können.
Wann der Status geprüft wird
Der Status wird geprüft, wenn das Bankkonto in einer Buch.-Blattzeile oder als bevorzugtes Bankkonto eingetragen wird, und erneut bei Zahlung durchführen: Eine Debitoren- oder Kreditorenzeile ohne Empfängerbankkonto oder mit einem Bankkonto im Status Neu wird nicht gezahlt („Das Bankkonto … von … ist nicht für Zahlungen freigegeben. …“). Wenn Sie den Status später zurücksetzen, wird daher auch eine Zeile, die das Bankkonto bereits enthält, nicht gezahlt.
Kontoinhaber
Der Kontoinhaber ist der Name, unter dem das Konto bei der Bank des Empfängers geführt wird. Er wird beim Anlegen mit dem Namen des Debitors bzw. Kreditors vorbelegt und ist ein Pflichtfeld.
- Bei der Zahlung wird dieser Name als Empfänger an die Bank übermittelt, nicht der Name auf der Debitoren- bzw. Kreditorenkarte.
- Bei der Empfängerüberprüfung wird dieser Name mit dem Namen verglichen, den die Bank zur IBAN führt. Die Beschriftung des Felds zeigt das Ergebnis direkt an, etwa „Kontoinhaber 🟢“.
Ändern Sie Kontoinhaber, IBAN oder SWIFT-Code, wird das Ergebnis der Empfängerüberprüfung zurückgesetzt, da es sich auf die bisherigen Angaben bezog. Wann ein abweichender Kontoinhaber sinnvoll ist, ist unter Abweichende Kontoinhaber verwalten beschrieben.
Mitarbeiter
Bei Mitarbeitern wird der vollständige Name des Mitarbeiters als Empfänger an die Bank übermittelt, mit der IBAN und dem SWIFT-Code der Mitarbeiterkarte. Einen Freigabestatus gibt es für Mitarbeiter nicht.
Die Empfängerüberprüfung ist auch für Mitarbeiter verfügbar: Auf der Mitarbeiterkarte zeigt das Feld Empfängerüberprüfung (VoP) nach dem SWIFT-Code das Ergebnis, die gleichnamige Aktion führt die Prüfung aus. Die Aktion steht nur mit Lizenz zur Verfügung. Ändern Sie IBAN, SWIFT-Code oder einen Teil des Namens (Vor-, zweiter Vor- oder Nachname), wird das Ergebnis zurückgesetzt. Zahlung durchführen liest bei Mitarbeiterzeilen dieses Feld.
Zahlungsempfängeradresse
Manche Kreditoren lassen bestimmte Rechnungen an eine andere Stelle bezahlen, etwa an eine Zentrale oder einen Factoring-Partner. Dafür gibt es im Standard die Zahlungsempfängeradresse mit einem Zahlungsempfängercode an der Einkaufsrechnung. 365 business Banking ergänzt die Zahlungsempfängeradresse um ein Bankkonto.
- Öffnen Sie den Kreditor und die Zahlungsempfängeradressen.
- Öffnen Sie die Zahlungsempfängeradresse und wählen Sie im Inforegister Zahlungen im Feld Bankkonto ein Kreditorenbankkonto dieses Kreditors.
Hat eine Zeile im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt einen Zahlungsempfängercode, gilt:
- Zahlungsvorschlag trägt das Bankkonto der Zahlungsempfängeradresse als Bankkonto des Empfängers ein.
- Bei Zahlung durchführen wird an das Bankkonto der Zahlungsempfängeradresse gezahlt, auch wenn in der Zeile ein anderes Bankkonto steht.
Der Erw. Zahlungsvorschlag setzt keinen Zahlungsempfängercode in die Zeilen. Die Zahlungsempfängeradresse wirkt dort nur, wenn Sie den Code in der Zeile nachtragen.
Abw. Nachricht an Empfänger
An der Einkaufsrechnung gibt es das Feld Abw. Nachricht an Empfänger. Es steht, je nachdem, ob ein Zahlungsempfängercode gesetzt ist, bei der Zahlungsempfängeradresse oder nach dem Zahlungsempfängercode; nach dem Buchen steht es auch an der Geb. Einkaufsrechnung. Das Feld ist für Kreditoren vorgesehen, die einen bestimmten Verwendungszweck verlangen, etwa eine Vertrags- oder Kundennummer. Beim Buchen wird der Text in die Nachricht an Empfänger des Kreditorenpostens übernommen und bei der Zahlung dieser Rechnung als Verwendungszweck verwendet.
Beide Zahlungsvorschläge verwenden diesen Text:
- Einzelzahlung: Die Nachricht an Empfänger der Zeile ist der Text des Postens. Er hat Vorrang vor der Nachricht aus der Erw. Zahlungsvorschlagsvorlage bzw. vor dem Standardtext „Belegart + externe Belegnr.“ von Zahlungsvorschlag.
- Zusammengefasste Zahlung: Der Posten steht mit seinem Text in der Aufzählung, an der Stelle, an der sonst Belegart und externe Belegnummer stünden. Siehe Zahlungen zusammenfassen.
Wie jede Nachricht an Empfänger wird der Text beim Durchführen der Zahlung auf den SEPA-Zeichensatz und 140 Zeichen geprüft.
Siehe auch
- Empfängerüberprüfung (VoP)
- Welche Posten vorgeschlagen werden: Empfängerbankkonto
- Zahlungsvorschlag
- Zahlungen über Zahlungsdienste einziehen: die Zahlungsdienstart am Debitorenbankkonto