Vorabankündigung einer Lastschrift
So kündigen Sie in 365 business Banking SEPA-Lastschriften fristgerecht an: Einrichtung, Druck und Versand per E-Mail.
Vor einer SEPA-Lastschrift muss der Zahler darüber informiert werden, welcher Betrag an welchem Tag eingezogen wird, damit er für ausreichende Deckung sorgen kann. Diese Vorabankündigung (Pre-Notification) erstellen Sie direkt aus dem Zlg.-Eing. Buch.-Blatt für eine einzelne Zeile oder für das gesamte Buch.-Blatt, als Ausdruck oder als E-Mail mit PDF-Anhang.
Einrichten
Die Einstellungen stehen in der Banking Einrichtung:
| Feld | Inforegister | Bedeutung |
|---|---|---|
| Vorabankündigung erforderlich | Lastschrift | Ist das Feld aktiviert, kann eine Zeile erst durchgeführt werden, wenn ihre Vorabankündigung versandt wurde. Nach der Installation ist das Feld deaktiviert, da viele Unternehmen den Einzug bereits auf der Rechnung ankündigen |
| Vorlaufzeit Vorabankündigung (Tage) | Lastschrift | Anzahl der Kalendertage, die der Zahler vor dem Einzug informiert sein muss. Vorgabe: 14 Tage gemäß SEPA-Regelwerk, sofern mit dem Zahler keine kürzere Frist vereinbart ist. Lastschriftenvorschlag erstellen schlägt kein früheres Einzugsdatum vor (siehe unten) |
| Nummernserie Vorabankündigung | Nummerierung | Die Nummern der Vorabankündigungen. Die Installation legt die Serie DDP ab DDP00001 an |
Wie die Vorlaufzeit das Einzugsdatum bestimmt
Lassen Sie in Lastschriftenvorschlag erstellen das Einzugsdatum leer, ermittelt Business Central das Datum je Zeile aus der Fälligkeit und der Vorlaufzeit der Bank, jedoch nie früher als das heutige Datum plus Vorlaufzeit Vorabankündigung (Tage), verschoben auf den nächsten Bankarbeitstag. Bei der Vorgabe von 14 Tagen liegt ein vorgeschlagenes Einzugsdatum daher frühestens 14 Tage nach dem heutigen Datum. Ist das Feld leer oder 0, entfällt diese Untergrenze.
Manuell eingetragenes Einzugsdatum
Die Vorlaufzeit Vorabankündigung ist nur eine Vorgabe für den Vorschlag. Ein Einzugsdatum, das Sie auf der Anforderungsseite oder in der Zeile manuell eintragen, wird nicht dagegen geprüft. Lastschrift durchführen prüft ebenfalls nicht, ob zwischen dem Versand der Vorabankündigung und dem Einzugsdatum die erforderliche Anzahl Tage liegt. Senden Sie die Vorabankündigungen daher rechtzeitig vor dem Einzug.
Vorabankündigung drucken und senden
Die Aktionen stehen im Zlg.-Eing. Buch.-Blatt eines Lastschrift-Buch.-Blattnamens:
| Aktion | Wo | Ergebnis |
|---|---|---|
| Vorabankündigungen drucken | Vorabankündigungen | Druckt die Vorabankündigungen aller Lastschriftzeilen des Buch.-Blatts in einem Lauf |
| Vorabankündigungen senden | Vorabankündigungen | Reiht für jede Zeile eine E-Mail zum Senden ein und meldet, wie viele eingereiht und wie viele übersprungen wurden, weil der Zahler keine E-Mail-Adresse hat |
| Vorabankündigung drucken | Zeile | Druckt die Vorabankündigung der markierten Zeile in der Sprache des Zahlers |
| Vorabankündigung senden | Zeile | Öffnet die E-Mail der markierten Zeile im E-Mail-Editor |
Ablauf:
- Beim ersten Druck oder Versand erhält die Zeile eine Vorabankündigungsnr. aus der Nummernserie. Beim Drucken wird die Nummer erst vergeben, wenn Sie die Anforderungsseite bestätigen. Ein abgebrochener Druck verbraucht keine Nummer. Die Nummer bleibt auch bei erneutem Drucken oder Senden erhalten, da der Zahler diese Referenz bereits erhalten hat.
- Anschließend wird Vorabankündigung versandt aktiviert, jedoch nur, wenn die Vorabankündigung den Zahler tatsächlich erreichen kann:
- Drucken: Business Central zeigt zuerst die Anforderungsseite. Wenn Sie sie abbrechen, wird nichts gedruckt und nichts markiert.
- Vorabankündigung senden: Nur wenn Sie die E-Mail im Editor senden. Wenn Sie sie als Entwurf speichern oder verwerfen, bleibt das Feld deaktiviert.
- Vorabankündigungen senden: Sobald die E-Mail zum Senden eingereiht ist.
- Zeilen ohne Mandat werden beim Senden übersprungen.
Drucken ohne Vorschau
Die Vorabankündigung wird ohne Vorschau direkt gedruckt. In Business Central online erhalten Sie sie als PDF zum Herunterladen. Nur so kann Business Central erkennen, ob Sie den Druck abgebrochen haben, da eine Vorschau davon nicht zu unterscheiden wäre. Der Druck der Zahlungsavise verhält sich identisch.
Was die Vorabankündigung enthält
- Überschrift Vorabankündigung Lastschrift mit Vorabankündigungsnr. und Belegdatum
- den Satz, dass der Betrag am Einzugsdatum per SEPA-Lastschrift über das erteilte Mandat eingezogen wird, und die Bitte um ausreichende Deckung
- Betrag und Währung, Einzugsdatum, Verwendungszweck (die Nachricht an Empfänger)
- Mandatsreferenz, Datum der Unterschrift und Zahlungstyp (Einmalig, Erste oder Wiederkehrend)
- Ihr Unternehmen mit Anschrift und Gläubiger-Identifikationsnummer des einziehenden Bankkontos
- Name und Anschrift des Zahlers und die IBAN des Zahlers, teilweise maskiert
An wen die E-Mail geht
Die E-Mail wird an die Adresse gesendet, die beim Debitor unter Dokumentlayouts für Vorabankündigung Lastschrift hinterlegt ist. Ist dort keine Adresse hinterlegt, wird die E-Mail des Debitors verwendet. Der Betreff lautet „‹Name aus den Firmendaten› - Lastschrifteinzug am ‹Einzugsdatum›“, die Vorabankündigung ist als PDF angehängt, und der Text der E-Mail enthält Betrag und Einzugsdatum, sodass der Zahler diese Angaben auch in der Vorschau seines Postfachs sieht. Text und Anhang erscheinen in der Sprache des Zahlers.
Gesendet wird über das E-Mail-Konto, das dem E-Mail-Szenario Vorabankündigung Lastschrift zugeordnet ist, andernfalls über das Standardkonto. Siehe E-Mail einrichten bei Microsoft Learn.
Layout und Berichtsauswahl
Die Vorabankündigung ist der Bericht Vorabankündigung Lastschrift mit zwei Layouts: Vorabankündigung Lastschrift für den Druck und Vorabankündigung Lastschrift E-Mail für den Text der E-Mail.
- Für alle Debitoren: Die Berichtsauswahl - Verkauf enthält die Verwendung Vorabankündigung Lastschrift. Die Installation trägt dort den Bericht ein und legt das E-Mail-Layout als Layout für den E-Mail-Text fest.
- Für einen einzelnen Debitor: Unter Dokumentlayouts am Debitor wählen Sie für Vorabankündigung Lastschrift einen eigenen Bericht, ein eigenes Layout oder eine eigene E-Mail-Adresse.
Druckt oder sendet ein Lauf für mehrere Zahler, gilt die Einrichtung der Berichtsauswahl, nicht die des einzelnen Debitors. Eigene Layouts legen Sie wie für jeden anderen Bericht an. Siehe Berichtslayouts verwalten bei Microsoft Learn und Berichtsauswahl und E-Mail für Banking-Belege.
Fehlerbehebung
| Meldung | Ursache und Abhilfe |
|---|---|
| „Im Zlg.-Eing. Buch.-Blatt … sind keine Lastschriftzeilen vorhanden, für die eine Vorabankündigung gedruckt werden kann.“ | Das Buch.-Blatt enthält keine Lastschriftzeilen. Erstellen Sie sie zuerst mit Lastschriftenvorschlag erstellen |
| „Im Zlg.-Eing. Buch.-Blatt … sind keine Lastschriftzeilen vorhanden, für die eine Vorabankündigung gesendet werden kann.“ | Siehe oben |
| „Die Zlg.-Eing. Buch.-Blattzeile … zieht keine Lastschrift ein und hat daher keine Vorabankündigung.“ | Die markierte Zeile ist keine Lastschriftzeile |
| „… von … Vorabankündigungen wurden zum Senden eingereiht. … wurden übersprungen, da der Zahler keine E-Mail-Adresse hat.“ | Tragen Sie beim Debitor eine E-Mail-Adresse ein oder drucken Sie die Vorabankündigung für diese Zahler |
| „Die Vorabankündigung für die Zlg.-Eing. Buch.-Blattzeile … wurde noch nicht versandt oder gedruckt. …“ | Vorabankündigung erforderlich ist aktiviert. Senden oder drucken Sie die Vorabankündigung vor dem Durchführen |
Siehe auch
- SEPA-Lastschrift im Zlg.-Eing. Buch.-Blatt
- SEPA-Lastschriftmandate
- Berichtsauswahl und E-Mail für Banking-Belege
- Banking Einrichtung