Datenaufbewahrung
Das Sanktionsprüfungsprotokoll und die protokollierten Entscheidungen sind Nachweise. Wie lange Sie sie vorhalten, steuern Sie über die Standardfunktion Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft Dynamics 365 Business Central — nicht über eine produkteigene Bereinigung.
Aufbewahrungsrichtlinie einrichten
- Öffnen Sie die Seite Aufbewahrungsrichtlinien über die Microsoft Dynamics 365 Business Central Suche.
- Wählen Sie Neu.
- Wählen Sie im Feld Tabellen-ID eine der beiden Tabellen aus:
- Sanction Screening Log Entry — die durchgeführten Prüfungen
- Screening Override — die Entscheidungen, mit denen ein Prüfergebnis übersteuert wurde
- Wählen Sie den Aufbewahrungszeitraum.
- Aktivieren Sie die Richtlinie über das Feld Aktiviert.
Auf der Karte der Richtlinie legen Sie den Zeitraum fest und schalten sie scharf. Auf alle Datensätze anwenden bedeutet, dass die Frist für jeden Eintrag der Tabelle gilt.
Der Auditbericht weist die eingerichtete Frist je Tabelle aus. Ist für eine der beiden Tabellen keine Richtlinie vorhanden, sagt der Bericht das ausdrücklich — damit die Frage nach der Aufbewahrungsdauer im Nachweis nicht offen bleibt.
Mindestaufbewahrung
Fünf Jahre sind verpflichtend
Für beide Tabellen ist eine Mindestaufbewahrung von fünf Jahren festgelegt. Ein kürzerer Zeitraum wird abgelehnt. Der Grund: ein Prüfnachweis soll nicht versehentlich gelöscht werden können, solange eine Aufbewahrungspflicht besteht. Als Zeitraum vorgeschlagen werden zehn Jahre.
Die Fristen orientieren sich an den üblichen Anforderungen des Geldwäschegesetzes, der OFAC-Aufzeichnungsvorschriften und der handelsrechtlichen Aufbewahrung.
Keine Rechtsberatung
Die genannten Fristen sind ein Hinweis, keine Rechtsberatung. Welche Aufbewahrungspflichten für Ihr Unternehmen gelten, hängt von Ihrer Branche, Ihrem Sitz und Ihren Geschäftsbeziehungen ab. Bitte klären Sie das mit Ihrem Berater.
Was beim Löschen mitgeht
Läuft ein Protokolleintrag ab, werden zusammen mit ihm gelöscht:
- die Treffer der Prüfung
- deren Eigenschaften, Risiko-Kennzeichen und Datenquellenzuordnungen
Das ist notwendig, weil eine Aufbewahrungsrichtlinie immer nur die Tabelle leert, für die sie eingerichtet ist. Die Treffertabellen führen kein Prüfdatum — die Datumsangaben darin beschreiben den Sanktionseintrag, nicht die Prüfung — und können daher keine eigene Richtlinie tragen. Ohne das mitlaufende Löschen blieben verwaiste Treffer dauerhaft zurück.
Was erhalten bleibt
Der Prüfumfang bleibt bestehen
Die Momentaufnahmen des geprüften Datenumfangs (Tabelle Prüfumfang) werden nicht gelöscht und sind absichtlich nicht für Aufbewahrungsrichtlinien freigegeben. Sie sind der Nachweis, gegen welche Datenquellen geprüft wurde, und werden von vielen Prüfungen gemeinsam genutzt. Eine gelöschte Momentaufnahme würde jeden noch vorhandenen Protokolleintrag unbeweisbar machen. Der Speicherbedarf ist gering, da eine neue Momentaufnahme nur entsteht, wenn sich die Datenquellen oder deren Version tatsächlich ändern.
Verhältnis zu Löschersuchen
Aufbewahrungsrichtlinien sind kein Werkzeug zur Bearbeitung von Löschersuchen betroffener Personen. Für die Dauer einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht geht die Aufbewahrung vor. Wie Sie mit einem Löschersuchen umgehen, das Daten in diesen Tabellen betrifft, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.