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In dieser Kurzanleitung wird erklärt, wie Sie 365 business E-Invoice aktivieren und einrichten.

Voraussetzungen

Wichtiger Hinweis:Diese Kurzanleitung konzentriert sich auf den Empfang von E-Rechnungen im Factur-X - ZUGFeRD Format über die Microsoft 365 Postfach Integration.
Für weitere Informationen zur Einrichtung besuchen Sie bitte die Dokumentation.

Schritt 1: Installation von 365 business E-Invoice

Öffnen Sie den Marketplace für Erweiterungen in Microsoft Dynamics 365 Business Central und suchen Sie nach 365 business E-Invoice. Installieren Sie die App von Microsoft AppSource und warten Sie, bis die Installation abgeschlossen ist.

Schritt 1.1: Microsoft 365 Postfach Integration einrichten

Um eingehende E-Belege aus Microsoft 365 Postfächern abrufen und verarbeiten zu können, ist es erforderlich, diese Postfächer entsprechend zu konfigurieren. Hierzu wird auf die E-Mail Konten Funktionalität von Microsoft Dynamics 365 Business Central zurückgegriffen.

  1. Öffnen Sie 365 business E-Invoice Einrichtung über die Microsoft Dynamics 365 Business Central Suche.
  2. Klicken Sie auf Neue Zeile und im Anschluss auf den Assit Edit (…) im Feld Name, um die Auswahl der E-Mail Konten zu öffnen.
  3. Wählen Sie das E-Mail-Konto, dass Sie für den Rechnungsempfang nutzen möchten.
  4. Klicken Sie auf OK um die E-Mail-Konto Auswahl zu schließen.

Schritt 1.2: Abruf von E-Belegen über E-Belegdienst automatisieren

Durch das Aktivieren des automatischen Imports, werden Einkaufsrechnungen und -gutschriften im Factur-X / ZUGFeRD-Format aus den eingehenden E-Mails automatisch verarbeitet.

  1. Öffnen Sie E-Belegdienste über die Business Central Suche.
  2. Wählen Sie den E-Belegdienst aus (z.B. 365 ZUGFERD).
  3. Prüfen Sie, dass Microsoft 365 Postfach im Feld Dienstintegration ausgewählt ist.
  4. Aktivieren Sie die Option Automatischer Import.
  5. Setzen Sie im Feld Stapel-Startzeit, falls gewünscht, die Uhrzeit, wann der Import erfolgen soll.
  6. Setzen Sie, falls gewünscht, das Intervall in dem die E-Mails abgerufen werden sollen im Feld Minuten zwischen Ausführungen (z.B. 1440min = 24h).
Gut zu wissen:Sie können den Abruf der E-Belege aus den konfigurierten Microsoft 365 Postfächern auch manuell auslösen. Hierzu können Sie die Aktion Empfangen im E-Belegdienst aufrufen.

Schritt 2: E-Belege verarbeiten

Die Verarbeitung der E-Belege erfolgt automatisch durch den E-Belegdienst. Die E-Belege werden in Microsoft Dynamics 365 Business Central als Bestellungen, Einkaufsrechnungen oder -gutschriften angelegt.

Der grundsätzliche Verarbeitungsprozess für Bestellungen, Einkaufsrechnungen oder -gutschriften ist wie folgt:

  1. Öffnen Sie E-Belege über die Business Central Suche.
  2. Öffnen Sie den E-Beleg, um die Details der Rechnung einzusehen. E-Beleg
  3. Überprüfen Sie die E-Belege auf Vollständigkeit und korrigieren Sie ggf. fehlende Informationen.
  4. Klicken Sie auf den Drilldown-Link Beleg um die Bestellung, Einkaufsrechnung oder -gutschrift zu öffnen.
  5. Buchen Sie den Beleg.

365 business E-Invoice

Während der Verarbeitung von E-Belegen können Fehler auftreten, die die automatische Verarbeitung verhindern. Um problembehaftete E-Rechnungen zu identifizieren, verwenden Sie die Business Central Suche und rufen den Bereich E-Belege auf. Dort erkennen Sie Problemfälle an einem Fehler-Status in der Status des elektronischen Belegs-Spalte.

  1. Öffnen Sie E-Belege über die Business Central Suche.
  2. Identifizieren Sie einen fehlerhaften Beleg und öffnen Sie diesen.
  3. In der Ansicht E-Beleg können Sie den Bereich Fehlermeldungen erweitern, um Details zu den vorliegenden Problemen zu sehen.

Mögliche Ursachen für Probleme sind vielfältig, wie beispielsweise:

Schritt 2.1: E-Belege verarbeiten - Fehler bearbeiten

Um problembehaftete E-Belege zu bearbeiten wird über 365 business E-Invoice der Importassistent bereitgestellt. Dieser unterstützt Sie bei der schrittweisen Behebung der Probleme in Ihrem E-Beleg und ermöglicht Ihnen die manuelle Korrektur.

  1. Rufen Sie die Aktion Importassistent in dem E-Beleg auf.
  2. Der Importassistent unterstützt Sie bei der schrittweisen Behebung der Probleme (siehe Import Assistent).

Siehe auch